Chữ ký đánh máy là gì và chúng có hợp pháp không?

Nhờ sự ra đời của công nghệ, đã qua lâu rồi thời mà mọi người sử dụng mực để ký trên giấy cứng. Hiện nay chúng ta đã có chữ ký điện tử, còn được gọi là chữ ký điện tử hoặc chữ ký đánh máy . Việc những chữ ký này được đóng dấu thời gian, an toàn, có thể truy xuất nguồn gốc và tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc đã khiến chúng trở nên yêu thích với cộng đồng doanh nghiệp. Theo thống kê, các giao dịch được thực hiện bằng chữ ký điện tử đã tăng vọt từ 89 triệu USD lên 754 triệu USD trong vòng 5 năm qua. Mặc dù chữ ký đánh máy đã giúp tăng tốc và cải thiện doanh nghiệp trong khoảng 20 năm nay, nhưng không nhiều người hiểu chúng. Bài viết này sẽ cung cấp những hiểu biết sâu sắc về ý nghĩa của chữ ký được đánh máy và liệu chúng có hợp pháp hay không.

Chữ ký đánh máy là gì?

Đối với một giáo dân, sự khác biệt duy nhất giữa chữ ký đánh máy và chữ ký liên quan đến việc ký trên giấy bằng bút là đối với người cũ, bạn viết tên của mình trên tài liệu thông qua một thiết bị điện tử. Chúng cũng được gọi là chữ ký điện tử. Nhưng đi cùng với định nghĩa pháp lý, chữ ký được đánh máy có nghĩa là một quy trình điện tử, ký hiệu hoặc âm thanh được liên kết hoặc gắn một cách hợp lý vào một bản ghi, một hợp đồng. Dựa trên ý nghĩa từ từ điển luật, đó là một cách thỏa thuận điện tử mà không cần sử dụng giấy tờ. Nhưng không phải bất kỳ chữ ký đánh máy nào cũng đủ điều kiện là hợp pháp. Nó phải đáp ứng một số tiêu chuẩn để được coi là hợp pháp, có nghĩa là nó chứng minh tính hợp pháp của hợp đồng của bạn. Giống như nhiều người, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem chữ ký được đánh máy có ràng buộc về mặt pháp lý hay không. May mắn thay, chúng là như vậy, nhưng luật quản lý tính hợp pháp của chúng khác nhau giữa các quốc gia.

Tính hợp pháp của chữ ký được đánh máy

Theo Đạo luật Hiệp hội Hồ sơ và Chữ ký Điện tử của Hoa Kỳ, chữ ký điện tử chỉ trở nên hoàn toàn hợp pháp khi tất cả các bên đồng ý sử dụng chúng. Ngoài ra, dựa trên Đạo luật giao dịch điện tử thống nhất , mọi tiểu bang nên có phác thảo về cách sử dụng chữ ký điện tử. Điều này cũng áp dụng cho Liên minh Châu Âu. Nhưng mặc dù có luật pháp ở các tiểu bang và quốc gia khác nhau, nhưng thật khôn ngoan khi thực hiện nghiên cứu chi tiết trực tuyến và điều tra thêm . Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm dịch vụ của cố vấn pháp lý để được giải đáp cụ thể và làm rõ. Ở Mỹ, chữ ký đánh máy được sử dụng để tạo luật. Bạn cũng có thể trình bày chữ ký điện tử trước tòa để làm bằng chứng. Ở Anh, chữ ký đánh máy đã được chấp nhận theo Đạo luật của đất nước bởi Quy định về chữ ký điện tử vào năm 2002. Theo Đạo luật này, hợp đồng không bắt buộc phải có chữ ký bằng văn bản. Để một thỏa thuận có hiệu lực, tất cả những gì cần làm là tất cả các bên cùng đồng ý và tìm hiểu kỹ hợp đồng. Do đó, chữ ký được đánh máy là bằng chứng cho thấy tất cả các bên liên quan đã đồng ý với các điều khoản. Ở EU, chữ ký được đánh máy đã được chấp nhận là ràng buộc về mặt pháp lý thông qua một chỉ thị khung cộng đồng cho chữ ký điện tử. Theo chỉ thị này, một chữ ký điện tử không thể bị từ chối bởi một thực tế là nó được tạo ra bằng điện tử.

Cách làm cho chữ ký đã đánh máy của bạn có giá trị pháp lý

Sử dụng chữ ký đã đánh máy trong doanh nghiệp của bạn là hợp pháp và được chấp nhận. Nhưng để nó có giá trị pháp lý, bạn phải tuân thủ các quy tắc sau:

1. Chứng minh rằng người ký muốn ký bằng cách cung cấp các tùy chọn như “Hủy”.
2. Chứng minh rằng người ký muốn thực hiện công việc kinh doanh của họ bằng phương thức điện tử. Đảm bảo rằng bạn nhận được sự đồng ý từ người ký trước khi ký rằng họ chấp nhận sử dụng chữ ký đã đánh máy trong các giao dịch hoặc hợp đồng kinh doanh của bạn. Cách tốt nhất cũng là đưa ra tùy chọn ký trên giấy và cho phép người ký lựa chọn.
3. Đưa ra một thuộc tính xác định của chữ ký đã đánh máy của người ký. Ghi lại đường dẫn email, số điện thoại di động, dấu thời gian và địa chỉ IP. Có thể sử dụng hệ thống nhận dạng như nhận dạng hai bước cho người ký. Người ký có thể coi đó là một bước bổ sung, nhưng nó giúp cải thiện tiêu chuẩn ghi nhận của người ký.
4. Đảm bảo bạn kết nối hoặc liên kết chữ ký với tài liệu đã ký.

Nếu bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu trên, tất cả các chữ ký được đánh máy của bạn sẽ được coi là ràng buộc về mặt pháp lý. Nhưng có những sự cố khi chữ ký được đánh máy không được tính. Bạn có đang thắc mắc tại sao không? Hãy xem xét những điều sau đây.

Khi nào thì chữ ký được đánh máy được cho là không phù hợp?

Trong trường hợp các nghi lễ và tài liệu quan trọng như giấy chứng tử hoặc khai sinh, ly hôn và nhận con nuôi, chữ ký đã đánh máy sẽ không được xem xét. Cần có công chứng viên hoặc nhiều nhân chứng. Chữ ký được đánh máy cũng bị từ chối nếu người ký không biết vi tính.

Hiểu chữ ký đã đánh máy

Không nghi ngờ gì nữa, chữ ký được đánh máy đã cải thiện hoạt động kinh doanh và giúp tăng tốc các giao dịch kinh doanh. Để chữ ký điện tử của bạn được công nhận là ràng buộc về mặt pháp lý, bạn cần đáp ứng các điều kiện được giải thích ở trên. Nhưng đối với một số tài liệu và sự kiện cụ thể, chữ ký được đánh máy không được tính.